PX-Logistics Privacy Policy

1. Postanowienia ogólne

PX-Logistics sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Kasztanowej 9 / 22, 80-540 Gdańsk, Polska, przykłada szczególną wagę do ochrony prywatności, poufności informacji oraz bezpieczeństwa danych osobowych osób fizycznych.

Dotyczy to w szczególności klientów, kontrahentów, przewoźników, współpracowników, kandydatów do pracy, przedstawicieli firm, osób kontaktowych oraz użytkowników odwiedzających strony internetowe:

dalej łącznie jako: „Serwis”.

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, na jakich zasadach PX-Logistics przetwarza dane osobowe, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej, przez jaki okres oraz komu dane mogą być udostępniane. Dokument informuje również o prawach osób, których dane dotyczą, oraz o sposobie kontaktu ze Spółką w sprawach związanych z ochroną danych.

2. Definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki:

Dane osobowe oznaczają informacje dotyczące osoby fizycznej, którą można zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio, np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, nazwa firmy, dane identyfikacyjne lub dane związane z realizacją zlecenia.

Dane techniczne oznaczają informacje zbierane podczas korzystania z Serwisu, takie jak adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, czas wizyty, logi serwera lub informacje o aktywności w Serwisie.

Przetwarzanie danych oznacza każdą operację wykonywaną na danych, w tym ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, analizowanie, wykorzystywanie, przekazywanie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Użytkownik oznacza osobę odwiedzającą Serwis, korzystającą z formularzy, kontaktującą się ze Spółką lub korzystającą z usług PX-Logistics.

3. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:
PX-Logistics sp. z o.o.
ul. Kasztanowa 9 / 22
80-540 Gdańsk, Polska
NIP: 9571169671
REGON: 527793550
KRS: 0001088350

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: kancelaria

4. Podstawa prawna dokumentu

Polityka została przygotowana w oparciu o przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., czyli RODO, oraz właściwe przepisy prawa polskiego.

PX-Logistics przetwarza dane zgodnie z zasadami legalności, rzetelności, przejrzystości, minimalizacji danych, ograniczenia celu, prawidłowości, ograniczenia przechowywania oraz bezpieczeństwa.

5. Zakres przetwarzanych danych

PX-Logistics może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• stanowisko i zakres reprezentacji,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres siedziby lub adres korespondencyjny,
• NIP, REGON, KRS,
• dane dotyczące zleceń transportowych,
• dane załadunku i rozładunku,
• dane przewoźników, klientów i odbiorców,
• dane dokumentów transportowych, w tym CMR, potwierdzeń, faktur i załączników,
• dane płatnicze i rozliczeniowe,
• dane zawarte w korespondencji,
• dane przesłane w formularzach kontaktowych, ofertowych, reklamacyjnych lub rekrutacyjnych,
• dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu.

PX-Logistics nie zbiera danych ponad zakres niezbędny do realizacji określonego celu.

6. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

6.1. Kontakt i obsługa zapytań

Dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość, przygotowania oferty, obsługi zapytania lub prowadzenia dalszej korespondencji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6.2. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane przetwarzamy w celu przygotowania, zawarcia i realizacji umów, w tym umów transportowych, spedycyjnych, handlowych, usługowych oraz współpracy B2B.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

6.3. Realizacja usług transportowych i spedycyjnych

Dane przetwarzamy w celu organizacji transportu, obsługi zleceń, kontaktu z klientami, przewoźnikami, kierowcami, załadowcami, odbiorcami oraz innymi podmiotami uczestniczącymi w procesie logistycznym.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO.

6.4. Obsługa systemu PX-Client

Dane mogą być przetwarzane w ramach systemu PX-Client, który umożliwia klientom dostęp do informacji o transportach, statusach, dokumentach, potwierdzeniach, komunikatach oraz historii współpracy.

Celem przetwarzania jest zapewnienie klientowi transparentności, kontroli nad procesem logistycznym oraz szybkiego dostępu do dokumentów i informacji operacyjnych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO.

6.5. Obowiązki prawne, księgowe i podatkowe

Dane przetwarzamy w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności z zakresu rachunkowości, podatków, fakturowania i archiwizacji dokumentów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

6.6. Rekrutacja

Dane kandydatów przetwarzamy w celu prowadzenia aktualnych procesów rekrutacyjnych. Dane wykraczające poza zakres wymagany przepisami prawa lub dane przetwarzane na potrzeby przyszłych rekrutacji przetwarzamy na podstawie zgody.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. a RODO.

6.7. Reklamacje, roszczenia i bezpieczeństwo prawne

Dane mogą być przetwarzane w celu obsługi reklamacji, wyjaśniania zdarzeń transportowych, zabezpieczenia dowodów, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6.8. Marketing własny

Dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia marketingu własnych usług PX-Logistics, o ile odbywa się to zgodnie z przepisami prawa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli wymagana jest zgoda.

7. PX-Client — standard transparentności

PX-Logistics wykorzystuje rozwiązania cyfrowe, które wspierają przejrzystość współpracy z klientem. System PX-Client może umożliwiać w szczególności:

• dostęp do statusów transportów,
• monitorowanie etapów zlecenia,
• dostęp do dokumentów po rozładunku,
• cyfrowy obieg dokumentacji,
• automatyczne powiadomienia operacyjne,
• uporządkowaną historię transportów,
• szybszą komunikację z zespołem PX-Logistics.

Dane w systemie są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług i obsługi klienta.

8. Odbiorcy danych

Co do zasady PX-Logistics nie udostępnia danych osobowych osobom trzecim, chyba że jest to konieczne do realizacji usługi, wynika z przepisów prawa albo odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.

Dane mogą być przekazywane w szczególności:

• pracownikom i współpracownikom PX-Logistics,
• przewoźnikom,
• podwykonawcom transportowym,
• klientom i kontrahentom uczestniczącym w realizacji zlecenia,
• dostawcom usług IT,
• dostawcom hostingu i poczty elektronicznej,
• dostawcom systemów operacyjnych i narzędzi cyfrowych,
• biurom rachunkowym,
• doradcom podatkowym,
• kancelariom prawnym,
• firmom windykacyjnym,
• operatorom pocztowym i kurierskim,
• podmiotom archiwizującym dokumenty,
• organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Każde przekazanie danych odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego celu.

9. Powierzenie przetwarzania danych

Jeżeli PX-Logistics korzysta z usług podmiotów zewnętrznych, które przetwarzają dane w imieniu Spółki, odbywa się to na podstawie odpowiednich umów lub innych mechanizmów wymaganych przez RODO.

Podmioty te są zobowiązane do zachowania poufności, stosowania właściwych środków bezpieczeństwa oraz przetwarzania danych wyłącznie zgodnie z poleceniami PX-Logistics.

10. Przekazywanie danych poza EOG

W przypadku korzystania z narzędzi technologicznych, analitycznych, chmurowych lub marketingowych może dojść do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W takim przypadku PX-Logistics stosuje wymagane prawem zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy przewidziane przez RODO.

11. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

• dane związane z realizacją umowy — przez okres trwania współpracy oraz okres przedawnienia roszczeń,
• dane księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami prawa,
• dane z korespondencji — przez okres potrzebny do obsługi sprawy oraz zabezpieczenia interesów Spółki,
• dane rekrutacyjne — przez okres trwania rekrutacji, a w przypadku zgody na przyszłe rekrutacje — do czasu cofnięcia zgody,
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej cofnięcia,
• dane techniczne i logi — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych,
• uzyskania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych,
• wniesienia sprzeciwu,
• cofnięcia zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji praw należy skontaktować się pod adresem:

kancelaria

PX-Logistics odpowiada na żądania bez zbędnej zwłoki, zasadniczo nie później niż w terminie miesiąca od ich otrzymania.

W przypadku spraw szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony zgodnie z przepisami RODO.

13. Pliki cookies i dane eksploatacyjne

Serwis może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii.

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika. Służą one w szczególności do:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu,
• utrzymania sesji użytkownika,
• zapamiętywania ustawień,
• poprawy funkcjonalności,
• prowadzenia statystyk,
• analizy ruchu,
• działań marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził stosowną zgodę.

Serwis może stosować:

• cookies niezbędne,
• cookies funkcjonalne,
• cookies analityczne,
• cookies marketingowe,
• cookies bezpieczeństwa.

Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies z poziomu przeglądarki internetowej lub narzędzia zgód dostępnego w Serwisie.

Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcje Serwisu.

14. Logi serwera

Podczas korzystania z Serwisu automatycznie zapisywane mogą być informacje techniczne, w szczególności:

• adres IP,
• data i godzina zapytania,
• odwiedzany adres URL,
• typ przeglądarki,
• system operacyjny,
• adres strony odsyłającej,
• kod odpowiedzi serwera,
• informacje o błędach,
• ilość przesłanych danych.

Dane te są wykorzystywane głównie w celu administrowania Serwisem, zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania błędów, ochrony przed nadużyciami oraz prowadzenia zbiorczych statystyk.

15. Media społecznościowe i strony zewnętrzne

PX-Logistics może prowadzić profile w mediach społecznościowych oraz zamieszczać w Serwisie linki do zewnętrznych stron internetowych.

Kliknięcie w link lub przejście do zewnętrznego serwisu oznacza, że zastosowanie mają zasady prywatności danego dostawcy.

PX-Logistics nie odpowiada za polityki prywatności ani praktyki podmiotów zewnętrznych.

16. Bezpieczeństwo danych

PX-Logistics stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do rodzaju przetwarzanych danych oraz ryzyk związanych z ich przetwarzaniem.

W szczególności stosowane mogą być:

• ograniczenia dostępu,
• nadawanie uprawnień wyłącznie osobom upoważnionym,
• zabezpieczenia systemów IT,
• kontrola dostępu do systemów,
• procedury poufności,
• cyfrowy obieg dokumentów,
• zabezpieczenia komunikacji,
• backupy i mechanizmy odtwarzania danych,
• działania organizacyjne ograniczające ryzyko nieuprawnionego dostępu.

17. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do:

• udzielenia odpowiedzi,
• przygotowania oferty,
• zawarcia umowy,
• realizacji zlecenia transportowego,
• obsługi dokumentacji,
• wykonania obowiązków prawnych,
• udziału w rekrutacji.

Brak podania danych może uniemożliwić realizację danej czynności lub usługi.

18. Dane przedstawicieli kontrahentów

W przypadku danych osób reprezentujących kontrahentów, pracowników kontrahentów lub osób kontaktowych, dane mogą być przekazywane PX-Logistics przez samego kontrahenta w związku z realizacją współpracy.

Takie dane są przetwarzane w celu bieżącego kontaktu, realizacji umów, obsługi zleceń, rozliczeń, reklamacji oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów Spółki.

19. Aktualizacja Polityki Prywatności

PX-Logistics może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w związku ze zmianą przepisów prawa, rozwojem usług, wdrożeniem nowych narzędzi, zmianą Serwisu lub systemów wykorzystywanych przez Spółkę.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana w Serwisie.

20. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka Prywatności realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 RODO.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają właściwe przepisy prawa, w tym RODO oraz przepisy prawa polskiego.

Kontakt w sprawach dotyczących prywatności i ochrony danych:

kancelaria